• patricio matias cabrera atenas

COACH EJECUTIVO CHILE

REUNIONES QUE HACEN LA DIFERENCIA


A cuántos de nosotros, nos ha pasado que en varias ocasiones nos encontramos con una agenda copada de reuniones y con muy pocos espacios sin ellas. El sólo hecho de ver nuestra agenda llena de reuniones, nos genera estrés y más aún, cuando sabemos que por lo menos 2 o más reuniones serán improductivas. Esto nos produce desagrado, estrés y ansiedad porque sentimos que vamos a perder el tiempo.


Existen diversas claves que nos ayudan a realizar reuniones efectivas y generar interés más que desinterés en sus participantes.


Te invito a comenzar a aplicar las claves que te contaré más adelante y que te permitirán imponer una gran diferencia entre tus reuniones y otras reuniones, realizando reuniones efectivas.


¿Cuál es la razón por la que llamamos a reunión?


Podríamos llamar a reunión porque necesitamos abordar temas que atañen a más de una persona, o porque necesitamos involucrar a diversos actores para avanzar hacia un objetivo, o bien porque necesitamos comunicarnos para tomar una decisión, teniendo en cuenta la opinión de los participantes de una reunión. Hay muchas otras razones, éstas son sólo algunas más comunes y con las que me vi enfrentada en algunos casos.


Entonces, teniendo esto claro, la primera pregunta que nos podríamos realizar, antes de invitar a una reunión, es si ¿realmente es necesaria la reunión?. Este es el primer filtro y parte por quien organiza una reunión.


Si planteada esta pregunta, la respuesta es que sí necesitas convocar a una reunión, entonces la siguiente pregunta a plantearnos es ¿Cómo logro una reunión efectiva?


Aquí, les planteo algunas claves para lograr una reunión efectiva.


Planifica la reunión y ¿qué significa planificar?


  1. Plantea el objetivo de la reunión, es decir, el ¿para qué la estas organizando?. Puedes apoyarte en el establecimiento de objetivos inteligentes SMART.

  2. Piensa en quienes te aportarán para el logro del objetivo y de acuerdo a eso invita a las personas claves. Si necesitas que en la reunión se tome una decisión, piensa en quienes realmente pueden tomar la decisión en ella.

  3. El horario de la reunión es clave para lograr la convocatoria que necesitas, sondea antes.

  4. La duración de la reunión también es clave y de esto dependerá de si incluyes un break intermedio o no.

  5. Invitar a la reunión con antelación, de modo de asegurar la asistencia.

  6. Cuando invites a la reunión, envía el objetivo de la reunión y los temas que se tratarán de manera global, de esta manera los invitados de antemano podrán saber e ir preparados.

Durante el desarrollo de la reunión


  • Crea un ambiente de confianza, es muy importante, sobre todo cuando los invitados a la reunión no se conocen o bien trabajan en distintas áreas de la empresa. Esto apunta a que sea agradable la participación. La estructura no impide la cordialidad.

  • De acuerdo al objetivo de la reunión, prepara una presentación simple y corta para mostrar la estructura de la reunión y en cuanto tiempo se desarrollará. De esta manera cada uno ya se puede armar una idea del tiempo.

  • Propone a los participantes de la reunión, el establecer roles dentro de la misma, como por ejemplo: rol de timer, alguien que tome nota y deje registro de los temas conversados, quien tome nota de los acuerdos y de la asistencia, etc. Y deja que cada uno tome un rol de acuerdo a su interés. De esta manera motivarás la participación activa de ojalá todos.

  • Utiliza un lenguaje atractivo y positivo para todos. Aquí te puedes apoyar con la técnica de programación neurolinguística para comunicarte y llegar a los participantes por los diferentes canales de comunicación: visual, kinestésico y/o auditivos. Esta es una habilidad que se desarrolla y con la práctica cada vez te resultará mejor. Comunicar de esta manera es ¡tremendo! Y potente.

  • Gestiona los tiempos y el foco para que cuando se aborde un tema, evites perder el foco.

  • Registra los compromisos y acuerdos con fecha y actor principal. Esto te permitirá realizar seguimiento posterior.

  • Procura la participación de todos en la reunión.

  • Agradece el tiempo y participación a todos los participantes.

Inmediatamente posterior a la reunión


  • Envía a todos los participantes, los acuerdos y compromisos generados en la reunión.

  • Reitera las gracias y la importancia de la participación para sacar adelante el objetivo de la misma.

  • Haz una revisión del desarrollo de la reunión, de modo de analizar aquellos puntos que se podrían mejorar para una próxima vez y felicitate por los logros también.

Aplicando estas claves, notarás que tus reuniones hacen la diferencia.

Te invito a visitar mi sitio www.carlamirandacoach.com

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